SERVICE
サービス
会場探しから当日の運営まで対応しています。
全部おまかせでも、必要な工程だけでも構いません。ご予算と社内の体制に合わせて、一緒に決めましょう。
ISSUES
よくあるお困りごと
こんなご相談をいただきます
自社開催のカンファレンスや展示会は、担当の方が本業と兼務で抱えているケースがほとんどです。下のどれかに当てはまる状態でも、そこからご相談いただいて大丈夫です。
ISSUE 01
会場が決められない
候補の探し方が分からない。下見や仮押さえ、交渉のやり取りに時間ばかりかかってしまう。
ISSUE 02
見積が妥当か分からない
会場・施工・機材の金額が適正なのか判断できず、そのまま通してしまっている。
ISSUE 03
何をいつまでに決めるのか分からない
決まっていない項目が積み上がって、直前になって慌てて発注することになる。
ISSUE 04
当日の人手が足りない
受付や誘導に社員を割くと、本来やるべき商談や接客ができなくなってしまう。
SCOPE
対応範囲
決めるのはクライアント様、形にするのがmichi
イベントの目的とメッセージ、登壇者の人選、セッションの内容。ここは自社をいちばん深く分かっている方にしか決められません。その内容がいちばん伝わるように、会場・装飾・進行・人員・当日の運び方をつくります。
会場探し・見積の精査
- 約600会場のデータから、人数・エリア・形式で候補を抽出
- スクール／シアター／立食など、開催形式からの逆引き
- 懇親会場を含めた、当日の動線設計
- 下見の同行、仮押さえ、条件交渉の代行
- 見積の検算と、外せる項目の洗い出し（書面でご報告）
キービジュアル設計・会場装飾
- 会場レイアウト・造作装飾の設計
- ステージバックボード、受付バックパネル、サイン、バナー
- 名札、パンフレット、案内サイン、進行スライド
- 音響・照明・PC・無線機などの機材手配
- アタックムービー、会場演出映像、記録撮影
- プロモーション動画・製品紹介動画の制作
工程管理・事務局
- 工程表による、決定事項・確認待ち・期限の可視化
- 次に決めることの、毎週のお知らせ
- 入稿・発注の締切から逆算した、先回りのご連絡
- 登壇者・スポンサーの連絡窓口の代行
- 来場者からのお問い合わせ対応、申込管理
当日の運営・進行・安全管理
- 現場ディレクターによる当日の進行統括
- 受付・誘導の動線設計と、運営体制づくり
- 運営スタッフ、MC、コンパニオンの手配
- 運営マニュアル・進行台本の作成
- 当日のトラブル対応、撤収までの管理
PLANS
ご依頼のかたち
「全部お願いしたい」から「当日の人手だけ」まで
ご予算と社内のリソースに合わせて決めます。どれに当てはまるか分からない段階でも構いません。お話をうかがって、一緒に整理します。
PLAN A
一括おまかせ
企画から当日運営まで。会場探し・下見・交渉、工程管理、制作物一式、装飾・機材・スタッフ手配、当日の現場統括までをお預かりします。
初めて自社カンファレンスを開催する方／社内に専任者を置けない方に。
PLAN B
部分サポート
必要な工程だけ。会場探しと見積精査のみ、運営マニュアル・台本のみ、事務局（連絡窓口）のみ、工程管理のみ、といった形で承ります。
社内で進めているが、特定の工程だけ手が足りない方に。
PLAN C
当日運営・人員
現場だけ。現場ディレクター、受付・誘導スタッフ、展示会コンパニオン、MC・進行ディレクターの手配と、当日の運営体制づくりを行います。
企画は自社で完了していて、当日の体制だけ整えたい方に。
FLOW
進め方
ご相談から振り返りまで、窓口を分けずに担当します
次に何を決めればいいかが、常に分かる状態にします。
01
ご相談
目的と、時期と、だいたいの参加人数。この3つがあれば話を始められます。決まっていない部分はそのままで構いません。
02
会場のご提案
条件に合う候補と概算費用をお出しします。下見の手配、仮押さえ、条件交渉まで代行します。
03
お見積り
内訳と、外せる項目もあわせてご説明します。ご予算が先にある場合は、その中でできることを組み立てます。
04
設計・工程表
プログラムと当日スケジュールを設計し、決めるべきことと期限を1枚にまとめます。ここから毎週の確認が始まります。
05
制作・手配
装飾、制作物、機材、スタッフ。各部門のプロと組んで進めます。進捗はこちらから共有します。
06
事前準備
運営マニュアルと進行台本を作成し、関係者で認識を合わせます。必要に応じてリハーサルを行います。
07
当日運営
現場ディレクターが全体を統括します。受付から撤収まで、進行とトラブル対応を引き受けます。
08
振り返り
事前制作や当日の運営で気づいた点を整理してご報告します。次回に向けた改善は、この段階から始まります。
FAQ
よくある質問
予算がまだ決まっていないのですが、相談できますか。
大丈夫です。規模と内容から概算をお出しします。ご予算が先に決まっている場合は、その中でできることを組み立ててご提案します。
途中からでもお願いできますか。
できます。会場は決まっているので制作物と当日運営だけ、といったご依頼も多くいただいています。
当日の人員だけ頼めますか。
承ります。現場ディレクター、受付・誘導スタッフ、展示会コンパニオン、MCの手配のみでも対応しています。
どのくらい前に相談すればいいですか。
規模によりますが、200〜300名規模のカンファレンスであれば4〜6ヶ月前が目安です。会場の空き状況によっては、それより短い期間でも組み立てます。まずはご相談ください。
東京以外でも対応できますか。
対応しています。これまでに軽井沢、福岡、大阪などで実施してきました。今年は仙台での開催も予定しています。開催地が決まっていない段階からご相談いただけます。
初めて自社イベントを開催します。何から話せばいいですか。
目的と、時期と、だいたいの参加人数。この3つだけで大丈夫です。決めるべきことの整理から一緒に始めます。