できること
会場探しから当日の運営まで対応しています。全部おまかせでも、必要な工程だけでも構いません。
ご予算と社内の体制に合わせて、一緒に決めましょう。
ISSUES
こんなご相談をいただきます
自社開催のカンファレンスや展示会は、担当の方が本業と兼務で抱えているケースがほとんどです。
下のどれかに当てはまる状態でも、そこからご相談いただいて大丈夫です。
候補の探し方が分からない。下見や仮押さえ、交渉のやり取りに時間ばかりかかってしまう。
会場・施工・機材の金額が適正なのか判断できず、そのまま通してしまっている。
決まっていない項目が積み上がって、直前になって慌てて発注することになる。
受付や誘導に社員を割くと、本来やるべき商談や接客ができなくなってしまう。
SCOPE
対応している範囲
イベントの目的とメッセージ、登壇者の人選、セッションの内容。ここは自社をいちばん深く分かっている方にしか決められません。
その内容がいちばん伝わる形になるように、会場・装飾・進行・人員・当日の運び方をつくるのがmichiの領分です。
会場探し・見積の精査
勘ではなく、リストから始めます
- 約600会場のデータから、人数・エリア・形式で候補をお出しします
- スクール／シアター／立食など、開催形式から逆引きできます
- 懇親会場までを含めて、当日の動線で設計します
- 下見の同行、仮押さえ、条件交渉を代行します
- 見積の検算と、外せる項目の洗い出しを書面でご報告します
キービジュアル設計・会場装飾
御社のブランドに寄せて設計します
- 会場レイアウト・造作装飾の設計
- ステージバックボード、受付バックパネル、サイン、バナー
- 名札、パンフレット、案内サイン、進行スライド
- 音響・照明・PC・無線機などの機材手配
- アタックムービー、会場演出映像、記録撮影
- プロモーション動画・製品紹介動画の制作
工程管理・事務局
「まだ決まっていないこと」を毎週つぶします
- 工程表で、決定事項・確認待ち・期限を可視化します
- 次に何を決めればいいかを、毎週お知らせします
- 入稿や発注の締切から逆算して、先回りでお伝えします
- 登壇者・スポンサーの連絡窓口を代行します
- 来場者からのお問い合わせ対応、申込管理
当日の運営・進行・安全管理
現場は、統括する人がいると変わります
- 現場ディレクターが当日の進行を統括します
- 受付・誘導の動線設計と、運営体制づくり
- 運営スタッフ、MC、コンパニオンの手配
- 運営マニュアル・進行台本の作成
- 当日のトラブル対応、撤収までの管理
HOW TO ASK
ご依頼のかたち
「全部お願いしたい」から「当日の人手だけ」まで。ご予算と社内のリソースに合わせて決めます。
どれに当てはまるか分からない段階でも構いません。お話をうかがって、一緒に整理します。
A
一括おまかせ企画から当日運営まで。会場探し・下見・交渉、工程管理、制作物一式、装飾・機材・スタッフ手配、当日の現場統括までをお預かりします。
初めて自社カンファレンスを開催する方／社内に専任者を置けない方に。
B
部分サポート必要な工程だけ。会場探しと見積精査のみ、運営マニュアル・台本のみ、事務局（連絡窓口）のみ、工程管理のみ、といった形で承ります。
社内で進めているが、特定の工程だけ手が足りない方に。
C
当日運営・人員現場だけ。現場ディレクター、受付・誘導スタッフ、展示会コンパニオン、MC・進行ディレクターの手配と、当日の運営体制づくりを行います。
企画は自社で完了していて、当日の体制だけ整えたい方に。
FLOW
進め方
ご相談から振り返りまで、窓口を分けずに担当します。次に何を決めればいいかが、常に分かる状態にします。
01
ご相談目的と、時期と、だいたいの参加人数。この3つがあれば話を始められます。決まっていない部分はそのままで構いません。
02
会場のご提案条件に合う候補と概算費用をお出しします。下見の手配、仮押さえ、条件交渉まで代行します。
03
お見積り内訳と、外せる項目もあわせてご説明します。ご予算が先にある場合は、その中でできることを組み立てます。
04
設計・工程表プログラムと当日スケジュールを設計し、決めるべきことと期限を1枚にまとめます。ここから毎週の確認が始まります。
05
制作・手配装飾、制作物、機材、スタッフ。各部門のプロと組んで進めます。進捗はこちらから共有します。
06
事前準備運営マニュアルと進行台本を作成し、関係者で認識を合わせます。必要に応じてリハーサルを行います。
07
当日運営現場ディレクターが全体を統括します。受付から撤収まで、進行とトラブル対応を引き受けます。
08
振り返り当日のデータと気づいた点をまとめてご報告します。次回に向けた改善は、この段階から始まります。
FAQ
よくいただく質問
- 予算がまだ決まっていないのですが、相談できますか。
- 大丈夫です。規模と内容から概算をお出しします。ご予算が先に決まっている場合は、その中でできることを組み立ててご提案します。
- 途中からでもお願いできますか。
- できます。会場は決まっているので制作物と当日運営だけ、といったご依頼も多くいただいています。
- 当日の人員だけ頼めますか。
- 承ります。現場ディレクター、受付・誘導スタッフ、展示会コンパニオン、MCの手配のみでも対応しています。
- どのくらい前に相談すればいいですか。
- 規模によりますが、200〜300名規模のカンファレンスであれば4〜6ヶ月前が目安です。会場の空き状況によっては、それより短い期間でも組み立てます。まずはご相談ください。
- 東京以外でも対応できますか。
- 対応しています。これまでに軽井沢、福岡、大阪などで実施してきました。今年は仙台での開催も予定しています。開催地が決まっていない段階からご相談いただけます。
- 初めて自社イベントを開催します。何から話せばいいですか。
- 目的と、時期と、だいたいの参加人数。この3つだけで大丈夫です。決めるべきことの整理から一緒に始めます。